Organisation in der IT

Ein wichtiges, aber meist stiefmütterlich behandeltes Thema ist Organisation in der IT. Jeder der im IT Bereich arbeitet, sei es nun Administrator, Programmierer, Projektleiter, Designer usw. hat eine fundierte technische Ausbildung – meist fehlen aber wichtige Skills zur Organisation. Gerade bei größeren Projekten in denen viele Mitarbeiter zusammenarbeiten müssen führt das zwangsläufig zu Problemen.

Organisation in der IT

Organisation in der IT

Planung ist das halbe Projekt. Aus eigener Erfahrung kann ich euch sagen, dass man gefühlt die Hälfte der Zeit bei größeren Projekten mit der Planung verbringt. Also noch lange bevor der erste Code geschrieben oder die erste Grafik erstellt wird sitzt man immer wieder mit den Kunden zusammen und erarbeitet das Angebot. Je detaillierter man Aufwand abschätzen kann, desto genauer kann man das Angebot erstellen und desto besser werden mögliche Probleme frühzeitig erkannt. Irgendwann ist der Auftrag formuliert und bestätigt – die eigentliche handwerkliche Arbeit beginnt.

Alles nach Plan?

Jetzt wird es spannend, denn jedes Team Mitglied arbeitet nun an dem für ihn passenden Teil. Normalerweise sollte man nun nach einem Projektplan einzelne Tasks abarbeiten. Durch die Aneinanderreihung dieser Tasks und deren Abhängigkeiten errechnet sich dann laufend eine realistische Projektzeit. Kritische Tasks von denen folgende Tasks abhängen müssen mit Priorität bearbeitet werden, denn eine Verzögerung würde die Gesamtprojektzeit in die Länge ziehen.

Die Komplexität beim Projektplan ergibt sich aus der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl an Tasks und der Komplexität der Aufgabe.  Je nach Teamgröße braucht man recht bald einen Projektleiter der hauptsächlich administrative Arbeit verrichtet.

Tools

Für die Projektplanung und deren Controlling gibt es zahlreiche Programme. Neben kommerzielle Programme findet man auch zahlreiche Open Source Lösungen. Das was man aber nicht findet ist ein für alle Fälle gerüstetes Gesamtsystem. Immer gibt es einen Bereich den die Software nur mangelhaft darstellt oder schlichtweg nicht anbietet. Verwendet man mehrere spezialisierte Systeme, so hat man wieder das Problem mit der Synchronisation unterschiedlicher Datenquellen. Bei organisatorischer Software, die eigentlich den Aufwand verringern soll, kann es unter Umständen zu hohem zusätzlichen Aufwand kommen. Nicht auszudenken was passiert, wenn das System einmal nicht erreichbar (z.B. Serverausfall) ist.

Offline vs Online

Bewährte Hilfe für die Organisation gibt es für den IT Bereich auch offline. Ja, man darf nicht vergessen, dass selbst im IT Zeitalter der gute alte Kugelschreiber, das Whiteboard oder Plakate. Im Büro hatten wir lange Zeit eine Magnettafel auf der recht übersichtlich den Projektplan ausgedruckt anbringen konnte und jeder Mitarbeiter mit einem Marker den aktuellen Stand markierte. Wie man die Visualisierung darstellt und sichtbar macht bleibt der eigenen Kreativität überlassen. Fakt ist, dass offline Darstellungen des Projekts recht sinnvoll sind und bei entsprechender Gestaltung auch sehr motivierend sind.

Warum sind offline Pläne besser?

Meiner Meinung nach sind offline Projektpläne und Übersichten besser für die Mitarbeiter eines Projektteams. Vor allem dann, wenn die Mitarbeiter selber ihren Status Updaten dürfen und Tasks abhacken oder Marker verschieben dürfen. Diese haptische Erfahrung ist sehr motivierend – vor allem wenn man das vor den anderen Kollegen machen kann. Umgekehrt spornt das alle anderen an auch Fortschritte zu machen.

Fazit

Organisation in der IT ist alles. Neben den fachlichen Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter ist bei einem IT Projekt – vor allem bei steigender Komplexität – eine gute Organisation sehr wichtig. Zahlreiche online Tools unterstützen die Übersicht, meist ist aber eine offline Variante motivierender und übersichtlicher.

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