Elektronische Dokumente richtig verwalten

Die Unordnung (Entropie in der Physik) ist ein Problem, dass jeder von uns schon vom Kinderzimmer her kennt. Man muss viel Energie investieren um das Chaos wieder auszuräumen – der aufgeräumte Zustand verändert sich von alleine langsam wieder hin zur Unordnung.

Elektronische Dokumente richtig verwalten

Elektronische Dokumente richtig verwalten

Eine der großen Ideen hinter der Digitalisierung war diese Unordnung los zu werden. Ganze Aktenschränke voller Dokumenten und Mappen wurden in eine elektronisches Format umgewandelt oder durch elektronische Dokumente langsam ersetzt. Ein Sieg der Technik gegen eine Grundregel der Physik? Leider nein, denn schnell bemerkte man, dass die Unordnung auf dem Datenspeicher um sich griff. Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten schafft auf lange Sicht gesehen immer Unordnung. Ein perfektes Ablagesystem wird irgendwann geändert oder angepasst, der neue Mitarbeiter kennt das nicht oder macht sowieso was anderes als geplant…auch auf der Festplatte herrscht Chaos. Der Bedarf für automatische Dokumentenmanagementsysteme war geboren.

Anforderung

Ein gutes Dokumentenmanagement (in der Literatur oft elecronic document management EDM genannt) ist immer dann wichtig, wenn mehrere Menschen an geteilten Daten arbeiten. Alleine hat man sogar im schlimmsten Chaos oft einen guten Überblick, ein zweiter oder dritter hat mit diesem Ordnungssystem leider keine Freude. Je mehr Menschen auf geteilte Daten zugreifen, desto größer wird der Bedarf nach einem vernünftigen Management. Insbesondere in Firmen ist die Information als Kapital zu betrachten, das muss man durch Sicherheitsmaßnahmen (zum Beispiel gegen Hacker) durch Passworte schützen und stets abrufbereit haben. Jede Sekunde die ein Mitarbeiter mit Suchen verbringt ist verlorene Zeit und kostet der Firma Geld. Dieses hätte man besser in intelligentere Dokumentenmanagementsysteme investieren können. Eine Investition in die IT rentiert sich meist sehr schnell.

Dokumente verwalten

Gute Dokumentmanagementsysteme zeichnen sich durch folgende Eckpunkte aus – am Beispiel von Dokumentenmanagement Software von ESCRIBA:

  • Effizienter
    Dokumente müssen einfach verwaltet werden können. Um ein Dokument zu finden sollen möglichst wenige Klicks nötig sein.
  • Sicherheit
    Dokumente müssen vor Zugriff unbefugter Personen geschützt werden – eine schwierige Aufgabe bei großer Benutzeranzahl.
  • Skalierbar
    Universelle Software muss an den Kunden angepasst laufen. Das heißt sie soll sowohl für KMUs mit wenigen Mitarbeitern funktionieren als auch für große Konzerne mit hunderten Mitarbeitern.
  • Integriert
    Die Software soll möglichst gut in andere Businesssoftware integriert sein und nach Möglichkeit auch auf allen Betriebssystemen laufen.
  • Komfortabel
    Unerfahrene Benutzer sollen die Software ohne teurer Einschulung verwenden können. Einer der wichtigsten Punkte um für Anwender deutlich Kosten zu sparen.

Als Benutzersoftware muss das System zugleich einfach und benutzerfreundlich sein, auf der anderen Seite aber teils sehr komplexe Funktionalität erfüllen. Ein Problem, dass verschiedene Programme unterschiedlich lösen, meistens jedoch schlecht.

Moderne Systeme

Gute Dokumentenmanagement Software haben neben der Archivierung, Suche und Benutzerberechtigungen noch weitere Funktionen. So ist die Anbindung an externe Systeme wie SAP oder ähnliche ERP Systeme sinnvoll und eine Bereicherung. Neben der Quelle von neuen Dokumenten ist die Kommunikation und Weiterleitung der bestehenden durch Email oder anderen modernen Kommunikationswegen vorteilhaft. Bei den Zusatznutzen gibt es in diesem Segment den größten Unterschied zwischen unterschiedlichen Systemen.

Fazit

Dokumentenmanagementsysteme sind sinnvoll und hilfreich. Die Wahl des richtigen Systems ist oft schwierig.

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1 Antwort

  1. Robert sagt:

    Toller Artikel, vielen Dank dafür.
    Ein DMS macht sicher in nahezu jeder Branche Sinn. Wichtig ist, dass die Anfroderungen klar definiert sind, nur dann kann das richtige DMS gewählt werden. Grade der oben genannte Punkt „Skalierbarkeit“ stellt ein entscheidenden Faktor dar. Eine DMS Lösung die keine Skalierbarkeit garantiert und schnell an seine Grenzen stößt, ist schlicht unbrauchbar. In den meisten Fällen hilft nur eine individuell angepasste Lösungen, die exakt die Anforderungen des Unternehmens bedient.

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